Toute entreprise privée quel que soit son effectif doit déclarer tous les mois le nombre de travailleurs handicapés qu'elle emploie.

L'obligation de déclaration des salariés handicapés concerne toutes les entreprises qui emploient au minimum 1 personne, quelque soit la nature de son contrat (CDD, CDI, stagiaire, contrat d'apprentissage...).

L'entreprise qui emploie 20 salariés et plus doit respecter l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés (OETH).

L'effectif moyen annuel est calculé par l’organisme de sécurité sociale chargé de récolter la contribution OETH. C'est cet organisme qui détermine si l'entreprise est soumise ou non à l'OETH et le niveau de son obligation d'emploi.

Ce niveau d'obligation d'emploi correspond à 6 % de l'effectif moyen annuel.

Entreprise possédant plusieurs établissements

Si une entreprise possède plusieurs établissements, une seule déclaration doit être faite pour l'ensemble des établissements. 

L'obligation d'emploi s'applique à la somme des effectifs de tous les établissements faisant partie de l'entreprise. Ce comptage est en vigueur depuis la déclaration à faire en 2021 sur les effectifs employés en 2020.

Jusqu'en 2024, la contribution pourra être modulée pour faciliter la transition vers cette nouvelle façon de comptabiliser les effectifs.

Salariés non pris en compte

Si l'entreprise est une entreprise de travail temporaire, les contrats de missions et les CDI intérimaires ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen annuel OETH. Seuls les effectifs permanents sont pris en compte.

S'il s'agit d'un groupement d'employeurs ou d'une entreprise de portage salariale, les salariés portés mis à disposition ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen annuel OETH. Seuls les effectifs permanents sont pris en compte.

Chaque entreprise, quel que soit son effectif, doit déclarer tous les mois le nombre de travailleurs handicapés qu'elle emploie.

Cette déclaration se fait par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN).

Elle doit être envoyée en ligne soit sur le site net-entreprises.fr, soit sur le site de la MSA pour les entreprises et exploitants agricoles :

Les pièces justificatives sont conservées pendant 5 ans pour contrôle éventuel de la Dreets ou de l'Agefiph.

Les entreprises qui ne respectent pas la date limite de déclaration risquent des pénalités pouvant atteindre 16 605 €, majoré de 25 % par salarié manquant.

La déclaration doit décrire le nombre et le statut de chaque travailleur handicapé recruté, quel que soit son contrat de travail.

Cela comprend les salariés handicapés en CDI, en CDD, les intérimaires, les stagiaires, les saisonniers, les apprentis.

Chaque salarié handicapé est comptabilisé proportionnellement à son temps de travail.

Les organismes de sécurité sociale pré-remplissent les informations concernant l'effectif annuel de l'entreprise et le nombre de travailleurs handicapés employés dans l'année.

L'employeur devra déclarer, si tel est le cas, la mise en place d'un accord collectif pour l'emploi de travailleurs handicapés conclu et agréé par la Dreets.

Une fois validé par la Dreets, l'accord collectif exonère l'entreprise de sa contribution Agefiph pendant toute la durée de validité de l'accord. Cette durée est de 6 ans maximum (3 ans renouvelables 1 fois).

Principe

Si l'employeur ne respecte pas son obligation d'emploi, il doit payer une contribution annuelle. Elle sera reversée à l'Agefiph pour le secteur privé.

Le paiement de la contribution annuelle se fait auprès de l'Urssaf ou de la Caisse générale de sécurité sociale.

Calcul de la contribution

La contribution OETH est calculée sur la base de cette déclaration et permet de vérifier si l'obligation d'emploi est remplie.

Elle est calculée en fonction du nombre de bénéficiaires que l'employeur aurait dû recruter et en fonction de la taille de l'entreprise.

Un module de calcul permet de calculer la contribution annuelle :

L'entreprise est soumise à une contribution majorée de 16 605 € par bénéficiaire manquant, quel que soit l'effectif de l'entreprise, si pendant une période supérieure à 3 ans, elle s'est trouvée dans un des cas suivants :

• Elle n'a employé aucun bénéficiaire de l'obligation d'emploi
• Elle n'a pas conclu de contrat de fourniture, de sous traitance ou de services dans certaines conditions
• Elle n'a pas conclu d'accord agréé pour l'emploi et le maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap

Délai de mise en conformité

Une entreprise qui franchit le seuil des 20 salariés pendant 5 années consécutives n'aura pas à payer la contribution due en cas de non atteinte du seuil de 6 % d'emploi de travailleurs handicapés.

C'est aussi le cas pour l'entreprise qui au moment de sa création emploie au moins 20 salariés. L'employeur aura 5 ans pour se mettre en conformité.

Recours

L'employeur peut utiliser un recours appelé rescrit handicap pour que lui soit communiqué précisément sa situation concernant l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés. Ce rescrit est délivré par les organismes sociaux.

L'employeur doit adresser sa demande par tout moyen en précisant les informations suivantes :

• Raison sociale de l'établissement et ses adresses (postales et électroniques)
• Numéro Siret
• Références législatives ou réglementaires qui justifient que la demande peut être examinée
• Présentation précise, complète et sincère de la situation

Les organismes sociaux disposent d'un délai de 15 jours pour demander des pièces manquantes et de 2 mois pour répondre.